Declareren

Vooraf

1. Zorg dat duidelijk is (bij het bestuur en in het bijzonder de penningmeester) welke kosten er gemaakt gaan worden.
2. Zorg dat er een duidelijk akkoord is gegeven, dit voorkomt potentiële teleurstellingen

Declareren

Gebruik hiervoor het Declaratieformulier (LibreOffice).

1. Vul eerst de datum en je naam in (volledige naam of bekende nickname) en het project waar de declaratie voor is. Voor declaraties die niet projectgebonden zijn kan dit leeggelaten worden (of ingevuld worden met het doel).
2. Voor deelnemers geldt dat adresinformatie, telefoonnummer en rekeningnummer achterwege gelaten kunnen worden. Hiervoor zullen de bekende gegevens gebruikt worden. Niet-deelnemers vullen alle velden in.
3. Per bon een aankoopdatum, samenvatting van de gekochte artikelen en vermelding van het aankoopbedrag inclusief BTW in euro's. Onderaan wordt automatisch het totaalbedrag berekend.
4. Hierna het geheel printen, ondertekenen en aanbieden aan de penningmeester. Wanneer de declaratie in orde is zal deze het formulier ook ondertekenen, verwerken in de administratie en zo spoedig mogelijk de gemaakte kosten vergoeden. Indien de penningmeester tijdelijk niet beschikbaar is kan het declaratieformulier ook aan een ander bestuurslid overhandigd worden, al kan deze niet instaan voor de uiteindelijke acceptatie van het formulier.

Bonnetjes

Van alle gedeclareerde aankopen dient het originele aankoopbewijs meegeleverd te worden. Deze kunnen los bijgeleverd worden, of met plakband gehecht aan een tweede blad. Specifiek niet aanhechten dmv nietjes, ducttape of andere middelen die niet licht verwijderbaar zijn.