Project sponsoring
Voorwaarden
Een project moet aan de volgende voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor sponsoring:
- Het project moet leuk zijn voor jou en mede deelnemers
- Het project moet gedocumenteerd zijn
- Het project moet rendement leveren (fun + learning > kosten)
- Het moet duidelijk zijn waar het geld voor gebruikt wordt / gaat worden
Kleine projecten
Voldoet je project aan de bovenstaande voorwaarden, wil je minder dan 25 euro vergoed hebben en heb je een aantal deelnemers die het ook awesome vinden? Dan kun je rekenen op sponsoring vanuit het bestuur. Stuur een mailtje naar het bestuur met het aantal mensen dat je project steunt (+1's) en waar je het geld voor wil inzetten (of hebt ingezet). Als deze kosten terecht zijn (terug te vinden zijn in het project) zul je ze vergoed krijgen.
Let op: dit geldt voor projecten waar de totale vergoeding onder de 25 euro blijven. Deze vergoeding is tevens per project en niet per deelnemer in het project.
Grote projecten
Voor sponsoring op grote projecten zijn er (voorbij bovengenoemde #voorwaarden) wat meer verwachtingen en eisen:
- Maak een duidelijke wiki pagina aan met daarop de volgende informatie:
- Projectdoel – Zodat duidelijk is voor niet betrokken deelnemers waarom dit project uitgevoerd moet worden, en het de vergoeding waard is.
- Kostenoverzicht – Gedetailleerd en compleet, zodat we niet voor verassingen komen te staan. Geef ook duidelijk hoeveel je vergoed wil hebben.
- Implementatiebeschrijving – Waaruit opgemaakt kan worden dat het project haalbaar is en de verschillende onderdelen op elkaar aangesloten kunnen worden zonder additionele vergoeding
- Zorg voor voldoende deelnemer-enthousiasme; we willen hier van een meerderheid van de deelnemers steun zien (via de mailinglist of deelnemersvergadering)
- Stuur daarna een mail naar bestuur@frack.nl
Als het een om een echt groot bedrag (150+ euro) gaat, zal de projectsponsoring te allen tijde op de deelnemersvergadering besproken worden voordat het goedgekeurd wordt. De resultaten van de stemming zullen een zeer sterke aanbeveling zijn, maar het bestuur behoudt zich het recht voor om deze aanbeveling naast zich neer te leggen als deze niet een overgrote meerderheid vertegenwoordigt.
Declareren
Wanneer sponsoring voor je project akkoord is en de eerste kosten gemaakt zijn, is het tijd om deze te declareren.
