Notulen Meeting 2014-04-15

« Notulen Meeting 2014-04-15 »
Meeting	Deelnemersvergadering 2014-04-15
Notulist	Will-Do
Datum	15 april 2013 om 20:00
Aanwezige deelnemers	{{{Aanwezigen}}}Property "Aanwezig" (as page type) with input value "User:{{{Aanwezigen}}}" contains invalid characters or is incomplete and therefore can cause unexpected results during a query or annotation process.
Overzicht meetings & notulen

Opening

De vergadering wordt geopend om 20:00 uur

Goedkeuren notulen vorige vergadering

Done

Actiepunten uit de vorige vergadering

1. Lian - Will-Do vragen over de status van mbt persbericht voor de opendag: Done.
2. Mittebam - Last-Resort-Frackopendag poster maken: Done.
3. Lian - Poster uitprinten en ophangen op verschillende scholen in Leeuwarden. Done. Er zijn nog over, Lian neemt ze mee om in de space op te hangen
4. Bestuur - Oplossing voor opslag eth0 zitzakken/kleden. - Zie mededelingen van het bestuur.
5. Bestuur - Feedback over voortrekkersrol bestuur bespreken. - Zie mededelingen van het bestuur.
6. Bestuur - Deelnemersbijdrage richtlijn. - Zie mededelingen van het bestuur.

Mededelingen van het bestuur

Penningmeesterschap

Ad heeft aangegeven zijn bestuurspositie op te zeggen ivm te weinig tijd. Hij helpt nog mee met het penningsmeesterschap tot er een oplossing is voor de huidige situatie. Er is een aanmelding vanuit iisschots als boekhouder, maar hij heeft aangegeven geen bestuursinteresse te hebben. Huidig bestuursleden hebben geen interesse en/of tijd voor de penningmeesterrol. Daarbij is dit vooral een oproep aan iedereen met de vraag wie penningmeester zou willen zijn. Een boekhouder is als 3e of extern te regelen, maar een penningmeester is verplicht om in het bestuur te hebben.

Bestuursverzekering

Door het bestuur is besloten om een bestuursverzekering af te sluiten. Het vorige bestuur is eerder tot de conclusie gekomen dat het veel geld kost en dat het weinig terug geeft. Dit soort verzekeringen zijn bedoeld voor organisaties waarbij het om tonnen gaat, Frack is maar een kleine club. Arbo-technisch mag iemand onder de 18 sowieso niet zonder supervisie machines opereren, daarboven zijn de vrijwaringsverklaringen er. Jildou geeft aan notulen van vorig bestuur door te lezen, vraagt vooral iedereen die er verder een mening over heeft deze onderbouwt te delen met de rest.

Feedback voortrekkersrol

Vanuit de vorige deelnemersmeeting werd ons de vraag gesteld om terug te komen op de feedback wat betreft de voortrekkersrol van het bestuur. Naar ons idee is het niet exclusief de taak van het bestuur om een voortrekkersrol te vervullen, maar ligt deze taak voornamelijk bij de projectleider van een bepaald project. Uiteraard ondersteunen we iedereen graag vanuit het bestuur, wat betreft bijvoorbeeld media-kennis of financiële middelen. Verder willen wij onszelf echter graag op dezelfde plaats weergeven als elke andere deelnemer. Wat uiteraard niet uitsluit dat, wat ons betreft, de verantwoordelijkheid voor het enthousiasme, de organisatie en de voltooiing van verschillende projecten dus ook bij ons als deelnemers ligt.

Daarnaast een plan om soort van blog op de website te plaatsen, om bezoekers van de website een laagdrempelige instap te maken.

Jan: Ik denk dat dit een gemiste kans is. Het bestuur is vooral de sturing. Zij moeten vooroplopen in wat we gaan doen, aangeven wat voor mogelijkheden er zijn, voor een groot deel mensen de weg wijzen. Dat zie ik niet gebeuren en dit zie ik ook terug in de activiteiten van de deelnemers. Ik denk dat het bestuur daar wel degelijk een rol heeft die wat meer voorttrekkend moet zijn. Ik denk dat het bestuur de schouders er onder moet zetten, dat is waarvoor je getekend hebt bij het kvk papiertje. De rol van de voorzitter is een begin hierbij. Lian vraagt of dit een specifieke feedback is voor haar. Jan: Ik denk dat dat beter moet dan dat dat op dit moment gaat, begint met jezelf niet wegcijferen in deze rol. Misschien moet je de focus meer hier op leggen binnen je bestuursrol. Ook zaken als deelnemers zoeken is een rol van het bestuur. Dit gaat op het moment niet goed. De grotere stappen zijn vooral bestuursstappen, die bedacht moeten worden, een plan voor moet worden gemaakt, etc.

Iisschots: Hier ben ik het mee eens, ik zie het niet terug. Ik verwacht dat het bestuur dingen organiseert. Als voorbeeld is er tkkrlab: zij hebben een maand lang een privacy café. Dat soort zaken mis ik. Dat is het grote begin wat ik mis van het bestuur. Toen de space net opgestart was waren er veel workshops/lezingen die gevraagd werd vanuit het bestuur. Waarom is hier bijv Brenno niet geweest. Veel mensen te bedenken die eens een verhaal kunnen houden. Ik vind dit niet exclusief de taak van de voorzitter, maar wel de algemene taak van het bestuur. Wie wat doet, de onderlinge verdeling, mag het bestuur zelf verzinnen. De reactie van het bestuur komt op mij over dat er aangegeven wordt dat het geen taak van ons is, daar ben ik het dus niet mee eens.

Pepo: Bij een kleine organisatie zoals Frack is het bestuur nu eenmaal een groep mensen die er moeten zijn. Een aantal mensen op papier die het waar moeten nemen van de KVK. De eerdergenoemde voortrekkersrol ben ik het dus niet mee eens. Dingen organiseren vind ik wel een taak waar het bestuur zich op moet focussen. Bijv lezingen, open dagen, etc. Pol eens waar mensen interesse in hebben. Regel 1x in de twee maanden een lezing. Daarmee zeker als je naar buiten treedt, dit zal een goede promotie zijn. Lian: mooie dingen die je aandraagt, goede concrete dingen.

Mittebam: Als er dingen georganiseerd worden, goed om niet alleen op de frack mailinglist te promo-en. Niet alleen mailinglist. Denk aan posters, maar ook aan social media. Pepo: denk dat het absoluut noodzakelijk is om een facebookpagina te hebben. Mittebam: Als het zichtbaar is wat er wanneer te doen is, is de drempel laag om langs te komen. Lian: Dat was ook de insteek met de verbetering van onze site. Hack 42 heeft dat bijvoorbeeld mooi gedaan.

Groveld: Is er al vaak met de bieb dingen gedaan? Lian: Eerder samengewerkt met Jeroen de Boer.

Jildou: Oneens met de feedback van Jan en Iisschots. Persoonlijk heb ik vaak dingen geprobeerd, maar deze worden vervolgens niet opgepikt en komt niet echt van de grond. Ik heb geen zin om iedereens MBO manager te spelen. De organisatie van zaken in de space is een verantwoordelijkheid voor iedereen. Ik ben het er mee eens dat we als bestuur best wat dingen op kunnen pakken, omdat het sterker staat om vanuit het bestuur bijvoorbeeld iemand te vragen om een lezing te houden. Ik nodig iedereen uit om in het bestuur te komen die vind dat er meer acties ondernomen moeten worden.

Fugu: Lezingen etc organiseren lijkt mij wel een taak van het bestuur, dit lijkt me ook leuk. Maar dan is er wel de vraag aan iedereen om wel vooral onderwerpen/mensen/punten bij het bestuur aan te dragen, dan kunnen we het eventueel vanaf daar oppakken.

Bestuur: We nemen deze punten mee en denken er over na

Zitzakken

In de space liggen al lange tijd een hoop zitzakken die vrijwel niet gebruikt worden. Deze zitzakken zijn eigendom van Eth0/Ohm en liggen in de space wegens gebrek aan muisvrije opslag. Dit is nog steeds slechts bedoeld als tijdelijke oplossing. Helaas is er nog geen zicht op een specifiek tijdsbestek waarin dit afgerond zal worden. Wat ons betreft valt de overlast van de zitzakken echter mee en kunnen zij daarom voor nu blijven liggen. De zakken liggen in een hoekje wat nu toch niet gebruikt wordt, maar mocht er iemand een goed voorstel, plan en goede uitvoering hebben om dit hoekje in gebruik te nemen dan horen we het graag, en zullen we ook kijken of we op dat moment wat meer schot in de zaak kunnen brengen.

Deelnemersbijdrage

Vanuit de deelnemersmeet werd gevraagd om te kijken naar de mogelijkheden om de maandelijkse deelnemersbijdage aan te passen. Wij denken dat er een gebrek zal zijn aan onderscheid (wbt sleutelbezit en andere zaken) tussen volledig-, gedeeltelijk- en niet- betalende deelnemers, om drie groepen bezoekers vast te stellen. Voorlopig laten we de deelnemersbijdrage dus ongewijzigd maar we staan open voor suggesties. Mocht iemand echter een tijdelijke reden hebben om niet/wat minder te bijdragen, dan is er altijd maatwerk mogelijk. Kom in dat geval vooral naar ons toe. Iedereen is uiteraard ook zonder deelnemersbijdrage welkom in de space, daarbij vervalt in principe de korting op baraankopen en het gebruik van machines en onderdelen. Echter zal er niemand moeilijk over doen als er eens iemand blij gemaakt kan worden.

Mittebam: Mij lijkt een proefperiode van bijv 3 maanden een goed idee, daarna moet er gekozen worden tussen een volledig deelnemerschap of geen deelnemerschap. Erwin: ik ben het eens met Mittebam, het laagdrempelige tarief zorgt voor kleine inkomsten itt tot anders helemaal geen inkomsten. Pepo: reclametechnisch is het ook een mooi argument. Misschien kunnen we bepaalde potjes aanspreken om onze kosten te drukken. Mittebam: gaat kijken naar mogelijkheden tot subsidies.

Financieel overzicht

Lian heeft de cijfers doorgekregen van Ad. Er staat nu 2358e op de rekening. Declaratie verwerkt van de Makro. Matebestelling moet nog , gaan we het zo over hebben.

Voorstellen van deelnemers

Mate bestelling

Nieuwe leverancier Groningen. De leverancier in Amsterdam heeft een prijs incl leveringskosten, itt tot de leverancier in Groningen waar wel leveringskosten zijn. Verder zijn de prijzen hetzelfde. Groningen heeft wel wintermate. Bestuur gaat er achteraan. Vanavond mailen als je ook mee wilt bestellen.

Activiteiten

Open hackerspaces dag op 29-3-2014 -> nabespreking

Lekker druk, geen nieuwe deelnemers. We hebben geen mogelijkheden om mensen daarna opnieuw te bereiken. Vraag mensen hun email adres achter te laten. Berichten met "Volg ons op twitter" etc. Veel mensen bleven best lang hangen, gezellig. Vaker promo herhalen. Niet wachtten op nationale persberichten, maar eigen persbericht / poster maken. Foldertjes oid klaar te hebben liggen om mee te geven. Off-the-shelf projectjes zijn er al om neer te leggen, dit is goed. Groveld: Beamer aan doen, trekt aandacht.

Projecten

Iisschots heeft veel stickers gemaakt, lama's en paarden en extra lama's. Geen eenhoornponies.

Fludizz heeft een transmitter gemaakt voor zijn spectrum analizer. Hij is helaas niet sterk genoeg om de wifi onderuit te halen.

Pepo heeft de belastingdienst overtuigd van het feit dat zijn auto een camper is.

[Iedereen praat door elkaar]

Spullen onder Mittebams knutseltafel zijn hobbymateriaal en knutselspullen, die mogen door iedereen gebruikt worden.

Fugu en Jan hebben de piepschuimCNC opgehangen. Jan heeft de code gemaakt, het werkt bijna goed. Jan en Fugu zoeken nog een max 10cm doorsnede brandblusser, die niet van aluminium is, om te gebruiken om de aluminiumsmelter. Groveld heeft deze waarschijnlijk.

WatVerderTerTafelKomt

Mogelijk zit Mittebam hier maandag met een groep vrienden voor een paasontbijt. Ifso, dan wordt het minimaal zo schoon achtergelaten als het was, en is er een kleine tegenprestatie voor de space.

Iisschots geeft aan dat we sultana's en dubbelfris hebben, die zijn gezonder dan repen.

Fugu: waar zijn alle mensen, het is de laatste tijd wel erg rustig.

Pepo: kunnen de zitzakken eventueel ook eens geleend worden voor een filmfeestje. Jan: geen probleem, breng ze wel terug.

Jan: We hebben veel spullen gekregen, er is gevraagd om dit op te ruimen. Er is een klein beetje mee gedaan, maar ondanks toezeggingen is er verder niets opgeruimd. Groveld denkt dat het grotendeels een goed idee was om het aan te nemen, maar het is weggegaan met een reden. Er zijn standaarden, maar er zitten ook weerstanden tussen waar we niet genoeg aan hebben. Misschien kunnen we die weggooien/weggeven aan een andere space. Jan: eens, maar niet mijn punt. Fludizz: We hebben ons enorm verkeken op hoeveel we hebben gekregen, we hadden waarschijnlijk een kwart verwacht. Jan: Ook dat heeft niets te maken met het toezeggen van het opruimen. Lian stuurt een mail rond om een dag te organiseren om dit met elkaar op te ruimen, voorstel is nu 1 mei.

Sluiting

21:29 uur.

Actiepunten deze vergadering

• Lian neemt de posters mee om in de space op te hangen.
• Jildou leest de notulen van vorig bestuur door om te kijken war de bevindingen waren over de bestuursverzekering.
• Iedereen die een mening heeft over de bestuursverzekering kan deze onderbouwd delen met de rest.
• Mittebam gaat kijken naar mogelijkheden tot subsidies om de kosten te drukken.
• Lian stuurt een mail rond om een dag te organiseren om de ontvangen spullen met elkaar op te ruimen, het voorstel is nu 1 mei.