Notulen Meeting 2014-02-18

« Notulen Meeting 2014-02-18 »
Meeting	Deelnemersvergadering 2014-02-18
Notulist	Will-Do
Datum	18 februari 2014 om 20:00
Aanwezige deelnemers	{{{Aanwezigen}}}Property "Aanwezig" (as page type) with input value "User:{{{Aanwezigen}}}" contains invalid characters or is incomplete and therefore can cause unexpected results during a query or annotation process.
Overzicht meetings & notulen

Opening

De vergadering is geopend om 20:06 uur

Goedkeuren notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd

Actiepunten uit de vorige vergadering

1. Mittebam – Design voor banner Frack realiseren
   1. Pending. Mittebams expo is wel voorbij dus ze heeft meer tijd. Gaat binnenkort met Lian hier voor zitten.
2. Martijn - nieuw leven in het Fragbezoek blazen
   1. Martijn is er niet, geen idee wat de status is, Lian vraagt het na
3. Fugu & iisschots - kascontrole 2013
   1. Gedaan en goedgekeurd
4. Iedereen: nadenken over financiën (meer uitgeven, of minder bijdragen?)
   1. Tijdens vorige vergadering aangegeven dat er geld over is. Nu zijn de kosten 400 euro p/m kosten wbt huur e.d. Het "overschot" is 120-130 euro p/m. Zie agendapunten voor de input.
5. Iedereen, maar vooral Fludizz en Failbaitr: nog pending declaraties indienen
   1. 2013 is afgerond. Sinds de vorige meeting zijn er ook wat declaraties ingediend. Zie verder agendapunten

Mededelingen van het bestuur

Bestuursleden

Het huidige bestuur is nu een jaar bij elkaar. Na de afmelding van Ethica is de nieuwe bestuurspositie aangemeld en heeft het bestuur hiervoor Fugu terug gekregen. Officieel moet er elk jaar een herkiezing zijn, maar bestuursleden zijn direct herkiesbaar. Wat het bestuur betreft blijven wij allemaal als bestuurslid, maar feedback is uiteraard altijd welkom, op welke manier dan ook. Dit mag anoniem via een getypte brief gestuurd via de post naar het KVK adres, maar het mag ook niet-anoniem door iemand aan te spreken, via mail naar bestuur@, of wat je ook maar wilt.

Feedback vanuit iisschots wbt de keuze voor Fugu als bestuurslid: Het zou handig zijn om een nieuw bestuurslid tijdens de 1e vergadering aan te melden, en pas in de daaropvolgende vergadering te stemmen of deze persoon wel/niet toetreed tot het bestuur (dit gebeurde nu in 1 vergadering). Deze feedback wordt meegenomen voor een volgende keer.

Feedback vanuit Jan: Het zou het bestuur sieren om feedback binnen het bestuur te behandelen, hij hoorde nu viavia dat hij zich te veel zou bemoeien met het bestuur. Om iedereen de mogelijkheid te geven om feedback te geven besluiten we om dit na de al vastgestelde vergaderpunten te behandelen als nieuw agendapunt.

Financieel overzicht

Er staat op dit moment 2172 euro op de lopende rekening en 1600 euro op de spaar rekening, daarnaast was er tijdens de laatst telling 45 euro in kas. Jan en Fugu hebben een "creditcard" voor zichzelf gemaakt in de kassa. Fludizz had deze functie er al jaaaaren terug ingemaakt. Zij stopen dan vooraf geld in de kas en kunt spullen op dat krediet kopen.

Voorstellen van deelnemers

Financiën.

Terugkomend op de vraag wat we eventueel zouden kunnen doen met het geld dat per maand "over" is, lijkt het Jildou leuk om een eigen gehuurde ruimte te regelen, waarbij we meer dingen zouden mogen doen in het pand zelf. Mensen zijn voor. De impressie was dat niet-antikraak huur rond de 900 p/m zou zijn, na kort onderzoek van Jan bleek dit rond de 600 euro te liggen (vergelijkbare grootte en locatie).

Jan geeft aan de indruk te hebben dat niet iedereen genoeg voldoening haalt uit de space. De vraag is of mensen hun 25 euro p/m "waarde" er wel uit halen. De betrokkenheid bij de space lijkt af te nemen. Het is goed om bij eventueel toekomstige grotere uitgaven er rekening mee te houden dat een aantal mensen weg kunnen vallen. De binding met de projecten/met de space leek een halfjaar geleden groter dan het op dit moment lijkt.

Jan stelt voor om bij onszelf te rade te gaan waarom men wel naar de space gaat, en waarom soms niet, en te rade te gaan wat er veranderd moet worden om te zorgen dat de binding weer groter wordt.

Fugu geeft aan meer te zien in promo-materiaal om aandacht voor de space te creëren, en op die manier meer financiële ruimte te creëren. Mittebam vind dit ook een erg goed idee. Tijdens een promotie worden er dan niet gewoon een paar lacktafeltjes neer geflikkert, maar zijn echt een paar compacte promo-stellingen. Mittebam zal onderzoek doen naar makkelijk promotiemateriaal, eventueel gelijk met logo. Jildou wil graag met Mittebam meehelpen aan promo-zaken. 100-300 euro is geen probleem, als dat een goede promo mogelijkheid geeft. Jan stelt voor om ook een aantal display direct-klare projecten hiervoor te hebben die out-of-the-box werken. Fludizz zal een weatherduino hiervoor klaar maken.

Iisschots stelt voor om wishlist te maken voor wat wij zoeken in een pand. Er is op dit moment een wishlist wbt materiaal en/of onderdelen. Hier kunnen we een wishlist voor een (nieuwe) locatie ook aan toevoegen.

Declaraties

Jan was erug laat voor aanleveren declaratie omdat er een gemengde inkoop-actie was tussen space en prive zaken. Er wordt voorgesteld om duidelijk te maken hoe dat in de toekomst geregeld wordt. Bestuur neemt het mee en komt er volgende keer op terug. Tip van Elmer: een verlooptermijn voor het inleveren van declaraties instellen, bijvoorbeeld 4 maanden. Jan geeft aan dat zijn projecten vaak langer duren dan 4 maanden, en dat hij vaak vooraf geen sponsoring vraagt. Het zou vervelend zijn als hij dan achteraf geen declaraties meer in kan dienen. Bestuur neemt dit beide mee.

Iisschots geeft aan dat er op dit moment 3 categorieën zijn wbt het indienen van declaraties. <25 euro is een individueel besluit, 25-150 euro is mailbesluit, >150 euro is deelnemersmeet besluit. Zijn voorstel is dat Jans voorbeeldproject in dit geval voorgesteld zou kunnen worden tijdens een deelnemersmeet om voor de space over te nemen tegen materiaalkosten. Het declaratietijdstip is dan het voorstel op de deelnemersmeet. Jans idee is wat betreft declaraties: Het ding doet het nu, ik heb niet het geld opgemaakt aan onzin, dus vraag om money. Fludizz: Jans voorstel is op x moment tijdens de deelnemersmeet of de space geld wil geven voor dat afgemaakte project, wij zeggen ja, vanaf DAT moment zijn er dan 4 maanden om de declaratie in te dienen. De uitgave is dan in het jaar van het voorstel, niet de eventuele afwijkende periode van aankoop van de onderdelen. De tijd om vervolgens specifiek de stukken voor de declaratie in te dienen is vanaf dat moment 4 maanden.

Het bestuur neemt alle adviezen en al het gezegde mee in een voorstel wbt gezamelijke declaraties. Zij komen er in de volgende meeting op terug, met een voorstel. Hier kunnen we het vervolgens verder over hebben.

Gezamenlijke inventarisatie van voorraden

We hebben dik een half miljoen spullen op voorraad, enkele waardes zelfs over 9000. We hadden eerder ook al een stapel leuke dingetjes gekregen. Het is nu nodig om bij te houden wat we hebben. Als iemand wil weten wat waar is krijgt Jan altijd IRC-hilights, dan komt het op dit moment nog goed, maar dit is natuurlijk een single point failure. Fugu heeft daarom een database ingericht. Een Duitse hackerspace heeft een parts database gemaakt en Fugu heeft deze geïnstalleerd. Hij is op dit moment geïnstalleerd op Fugu's server, maar hij kan eventueel verhuist worden naar de space server. Hij is beschikbaar op parts punt frack punt nl, een login kan gekregen worden via Fugu.

Jan is veel avonden bezig geweest met het invoeren van deze spullen, en tot frustratie van hem hebben weinig mensen hem geholpen. Ook weet Jan van de helft niet wat het is. Jans oproep is dan ook aan de rest om vooral mee te helpen om dit duidelijk te krijgen. Jan wil nog steeds de kar wel trekken. Het hebben staan van de spullen is echter niet constructief zonder index.

Iisschots stelt voor om een avond in te plannen en dit ook aan te kondigen per mail, dan kunnen mensen er ook tijd vrij voor plannen. Jan kan zich slecht voorstellen dat niemand een halfuurtje extra tijd had om de space te helpen. Elmer geeft aan dat niet iedereen de space op dezelfde manier helpt. Iisschots geeft aan dat hij met bepaalde intenties naar de space komt, en dan ook deze plannen zou willen uitvoeren op de space zelf. Verwachtten dat hij dit laat liggen om Jan te helpen kan dan helaas op teleurstelling uitlopen. Een onderdeeltjes-inklopzondag lijkt Ad een goed idee.

Fugu stelt voor om een bedankje te sturen naar de personen van wie wij de vele onderdelen te hebben gekregen. Bestuur gaat dit met Firestorm opnemen.

Activiteiten

Eth0

Eth0 is 7-9 maart 2014. Komt allen, koop je tickets. Iemand is een nazi-firewall aan het bouwen om het internet beter te maken. De onderdelen die over zijn kunnen we meenemen en uitdelen. Unidentified-electronic-object-crossing ipv book crossing.

Open dagen van scholen

Lian is aan kijken of zij een vaste ruimte zou kunnen regelen op de NHL waarin we dingen mogen doen. Lian heeft contact met opleidingshoofden werktuigbouwkunde en de elektronica sector. Interesse lijkt er wel voor Frack, dus promo zou nuttig zijn.

Wat betreft promo materiaal kan er het volgende geregeld worden:

Fludizz kan een weatherduino + spectrum analizer klaarmaken

Jildou en mittebam zullen in hun promoplan een onderdeel opnemen voor opendagen

Jan + Fugu + Elmer kunnen een arduino + ledstrip klaarmaken.

Een oproep aan iedereen is om alle ideeën toe te voegen aan de promowiki. Mittebam en Jildou fixen een plek waar het kan staan.

Scholen: NHL want electrotechniek, stenden is hotelschool dus hebben we wat minder mee. Stenden veel buitenlanders, dus geen vaste vriendengroep en zoeken nieuwe interesses. Van Hal kan eventueel nog. Gymnasiumscholen, 3D printers, arduino's, etc. Lian doet inventarisatie welke scholen nuttig kunnen zijn.

Open hackerspace dag

De doodle voor de hackerspaces dag loopt nog, maar op dit moment is een grote voorkeur voor 29 maart, dus deze dag zal het waarschijnlijk ook worden. Mittebam heeft een perslijst, Jildou krijgt deze om een aankondiging naar toe te sturen. Jildou meld zich bij deze aan als projectleider, zij zal een mail sturen om komende zondag bij elkaar te komen zodat er gebrainstormd kan worden.

Feedback bestuur

Jans feedback is waarschijnlijk eerder in deze vergadering al voor een deel duidelijk gemaakt. Hij denkt dat bestuur zoals het er nu is, zoals zij nu denken het stuur vast te houden, evengoed het stuur niet vast kan houden. Hij merkt dat er vanuit het bestuur erg weinig beslissingen worden genomen. Hij hoort veel "hier denken we over na", ipv concrete beslissingen. Hij wil het bestuur meegeven dat zij serieus moeten kijken naar de samenstelling van het huidige bestuur. Dit om een aantal redenen. Hij denkt dat bestuur nu weinig beslissingen maakt, en dat de beslissingen die wel gemaakt worden op de lange baan geschoven worden. Dat het bestuur nu meer met de golf meegaat ipv zelf stuurt. Hij vind dat zij vaak dingen laten liggen in meetings. Vaak wordt er, bijvoorbeeld, toegekomen aan het maken van een doodle, maar ebt het enthousiasme daarna weg. (een concreet voorbeeld is de Frag meeting). Er is eerder aangegeven dat het bestuur zo min mogelijk moet doen, maar dit zit nu aan bodempunt van niets doen.

Lian vraagt wat er op dit moment concreet ontbreekt volgens Jan? Jan geeft aan dat er onder andere sturing bij een aantal projecten ontbreekt. Daarnaast geeft hij aan dat er een bestuurlijke rol bij de boekhouding ontbreekt, om precies te zijn alle rol. Elmer doet het erg goed, maar de verantwoordelijkheid moet bij het bestuur liggen. Hij denkt dat bij een groepje dat elkaar zo asynchroon spreekt als dit bestuur, het onhandig is om zo'n rol te verdelen over twee personen.

Lian vraagt wat Jan anders zou willen zien binnen het bestuur? Jan geeft aan dat hij 1 en dezelfde boekhouder en penningmeester in het bestuur. Dit mag Elmer zijn, dit hoeft niet, maar het moet in ieder geval dezelfde persoon zijn. Daarnaast is het gezond als de bestuursleden bovengemiddeld interesse hebben in de space. Dus zij zouden er vaker moeten zijn om beslissingen te maken, projecten aan te zwengelen, etc. Eerder is er gezegd dat het bestuur dat niet hoeft te doen, maar hij merkt dat projecten soms wat enkelvoudig worden als het niet wordt gedaan. Het bestuur moet initiatief tonen en projecten starten.

Lian vraag of het verstandig lijkt om door te gaan met de huidige bezetting, of dat hier iets moet veranderen? Jan geeft aan dat hij denk dat het handig is om wel het een en ander te veranderen. Misschien is het bestuur ook te druk. Pepo geeft aan dat er verschillende besturen zijn geweest sinds zijn aanmelding voor het deelnemerschap van Frack. Nu is er een bestuur dat in ieder geval zorgt dat er een bestuur is, en het doet dat best aardig. Dat zij op dit moment, om welke reden dan ook, minder tijd hebben om hier te zijn, zij dan even zo. Hij zou hier zelf ook meer willen zijn dan hij er op dit moment is. Misschien moet iedereen even voor zichzelf kijken of er binnen 3 maanden een verandering zou kunnen komen. Daarnaast denkt hij dat als het bestuur op dit moment andere prioriteiten heeft dan in de space zijn, het misschien is om bepaalde zaken (zoals het aansturen van menden) te delegeren.

Iiischots denkt dat de voortrekkersrol voornamelijk gemist wordt. Besluiten etc werden eerder voor de deelnemersmeetings vaak gemaild, maar nu niet meer. Wat het bestuur precies besluit is voor hem een groot zwart gat. Hij vind het jammer dat dit zo is. Het bestuur moet de rol naar zich toe meten om mensen te activeren, te motiveren en eventueel te sturen als het gaat om projecten. Het tweede punt, wat betreft de penningmeester/het boekhouden, is iisschots het niet mee eens. Stichtingen hebben vaker een boekhouder in dienst en hij ziet daar deze rol in wat betreft de huidige verdeling naar Elmer toe. Hij denkt dat Ad de laatste tijd aardig in de materie van de boekhouding thuis is geworden. Tijdens de kascontrole 2013 was Elmer bijna niet nodig, Ad wist vrijwel alle antwoorden. Dit kan voor Iisschots dus zo doorgaan als het nu gaat.

Mittebam vreest dat als de penningmeester ook goed moet zijn in de boekhouding volgens het huidig systeem, de keuze snel gelimiteerd wordt. Jan vraagt zicht af wat de rol van de penningmeester is als hij geen boekhouding doet. Pepo en Ad geven beide aan dat de penningmeesterrol wettelijk verplicht is, plus dat hij diegene is die uiteindelijk de beslissingen neemt. Elmer geeft aan dat de penningmeester aan het eind van het jaar hiernaast moet zorgen dat er meer inkomt dan er uitgaat. Iisschots geeft aan dat hoe hij dat doet een bestuursrol rol.

Lian geeft aan dat beide punten (zowel het boekhouderschap als de aanwezigheid) spelen binnen bestuur en dat wij het hier zelf ook al over hebben gehad.

Iiisschots zou het op prijs stelen als elk bestuurslid hierop apart reageert.

[Plaspauze]

Ad geeft aan dat het bestuur in eerste instantie facilitair is, en hij denkt dat dat best redelijk gaat. Sturend en trekkend zijn we inderdaad minder dan het vorige bestuur. Nu blijkt duidelijk dat er verschillende mensen zijn die dat jammer vinden, dus misschien moeten we dat veranderen. Bij het vormen van dit bestuur hebben we het gehad over wie de penningmeester-rol moet gaan vervullen. Toen is er gekeken naar wie dat wil en wie kan dat, maar er was weinig enthousiasme. Elmer heeft toen al snel gezegd om met alle plezier te helpen en te ondersteunen waar het kan. Ad heeft dit verder besproken met Elmer. Toen is er besloten om Ad de rol van penningmeester te geven, hij maakt dan ook alle beslissingen, maar hij heeft heeft gelukkig ook iemand die hem wil en kan helpen. Daarom is er uiteindelijk voor deze constructie gekozen. Als er mensen zijn die vinden dat Ad niet als penningmeester in het bestuur kan zitten, omdat hij niet de boekhouder doet, dan moet dat gezegd worden. Dan moet het bestuur misschien kijken naar hoe het anders moet, dan wel hoe het bestuur opnieuw gevormd moet worden.

Jildou: eens, aangegeven tijdens bestuursmeet dat penningmeester & boekhouder dezelfde moet zijn. Nieut veel aanwezig, mook niet op irc.

Lian heeft soms het idee gehad dat binnen het bestuur mensen langs elkaar heen hebben gesproken. Zij denkt dat zij als voorzitter behoorlijk gefaald is. Bij de volgende bestuursmeet moet het bestuur het over de aangegeven zaken eens goed gaan hebben. Zij vind de samenwerking van Ad en Elmer nu prima gaan, maar als dat veranderd moet worden kunnen we ook kijken naar de indeling van de andere rollen binnen het bestuur. Zij denkt dat haar omgeving het beste kan beoordelen hoe zij functioneert. Het is belangrijk om een bestuur te hebben en daarbij natuurlijk een bestuur dat ook goed functioneert, maar als zij niet op de goede plek zit verschuift ze naar een ander plekje.

Iisschots stelt voor om voorstellen @ frack vast te leggen. Op dit moment is er redelijk wat drama dat uitgevochten wordt op general@, dit mag van hem minder publiek. Er wordt aangegeven dat hier eerder over gesproken is, en toen besloten was dat dat prima via general@ moest kunnen. Niemand beest bezwaar tegen discussies op general@. zijn tweede voorstel is om tijdens de bestuursmeet besluiten te maken. De reactie van het bestuur op wat hier nu gezegd is, en wat zij hiermee gaan doen. Zijn verzoek is om dit door te mailen voor volgende deelnemersmeet. Hij geeft verder aan het goed te vinden dat het bestuur op dit moment geen issues heeft.

Fludizz stelt voor om een vast feedbackrondje in de deelnemersvergadering in te bouwen. Jildou doet een counter voorstel waarbij feedback altijd welkom is, ongeacht het (vergader)moment en op welke manier dan ook. De opening is er altijd.

WatVerderTerTafelKomt

Pepo vraagt zich af wat er concreet besloten is? Jildou geeft aan dat het bestuur de feedback mee zal nemen, het er over gaat hebben en dat zij binnen 4 weken een mededeling zullen doen van hun bevindingen. Met het verzenden van de agenda voor de komende deelnemersmeet zullen de bestuursbesluiten ook kort worden meegenomen.

Mittebam geeft aan dat bijna al het eten en drinken over datum is. Laatst vond zij zelfs een onaangebroken tree sisi welke over datum was. Haar verzoek is om aan FIFO (first in frist out) te denken bij bijvullen van spullen. Daarnaast kan het ook zijn dat er trees zijn bij de makro die maar kort houdbaar zijn. Ook moeten we kritisch kijken naar welke spullen we wel of niet moeten kopen. Jan stelt voor om de datum groot op de trees te zetten, zodat FIFO makkelijk te doen is.

Mittebam: zal binnenkort alle spullen opruimen wbt de installaties. Daarnaast heeft zij veel spullen over om mee te handwerken. Fludizz ligt in een deuk Zij zal eventueel een hoekje maken waar deze spullen gebruikt kunnen worden.

Iisschots vraagt zich af wat we gaan doen met de zitzakken. Jan geeft aan dat er een lopend overleg is binnen Eth0/IFCAT over waar spullen opgeslagen moeten worden. Ze zijn er mee bezig.

Sluiting

De vergadering wordt gesloten om 21:56 uur.

Actiepunten volgende vergadering

1. Mittebam – Design voor banner Frack realiseren
2. Lian – Mittebam helpen met de banner voor Frack
3. Martijn – Nieuw leven in het Fragbezoek blazen
4. Lian – Navragen bij Martijn wat de status is van het Frag bezoek
5. Fludizz – Een weatherduino + spectrum analizer klaarmaken als promo-dingetjes
6. Bestuur – Duidelijk maken hoe gezamelijke space/prive inkoopacties gedeclareerd kunnen worden
7. Bestuur – Bedankje sturen voor de vele onderdelen
8. Iedereen – Onderdelen registreren in Fugu's database
9. Mittebam – een promoplan maken
10. Will-Do – een promoplan maken
    1. + Zullen in hun promoplan een onderdeel opnemen voor open dagen van scholen.
    2. + Fixen een plek waar alle ideeën wbt promo kunnen staan.
11. Fugu – een arduino + ledstrip klaarmaken voor promotie
12. Failbaitr – een arduino + ledstrip klaarmaken voor promotie
13. Elmer – een arduino + ledstrip klaarmaken voor promotie
14. Lian – Doet inventarisatie welke scholen nuttig kunnen zijn voor promo
15. Will-Do – Zal een mail sturen wbt een brainstorm voor de open hackerspaces dag}}
16. Bestuur – de feedback meenemen, het hierover hebben en dat binnen 4 weken een mededeling doen van hun bevindingen. Met het verzenden van de agenda voor de komende deelnemersmeet zullen de bestuursbesluiten ook kort worden meegenomen
17. Iedereen – Let op FIFO